Dyspozycja nr 7/08 z 20.05.2008 r. w sprawie przestrzegania zasad dotyczących obiegu aktów prawnych i pism pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu.

Dyspozycja Nr 7/08

Prezydenta Miasta Wałbrzycha

z dnia 20 maja 2008 roku

w sprawie przestrzegania zasad dotyczących obiegu aktów prawnych i pism pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu.

Celem usprawnienia i uporządkowania przepływu, opracowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego projektów aktów prawnych i pism, wszystkie komórki Urzędu Miejskiego zobowiązuję do ścisłego przestrzegania, ustalonych w aktach normatywnych oraz w niniejszej dyspozycji zasad.

§ 1

1. Tworzenie, ewidencjonowanie, obieg i przechowywanie dokumentów w Urzędzie Miejskim reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), natomiast zasady opracowywania projektów aktów prawnych Prezydenta Miasta i projektów uchwał Rady Miejskiej zawarte są w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej" (Dz. U. Nr 100, poz. 908).

2. Przy opracowywaniu projektów uchwał, zarządzeń i dyspozycji należy przestrzegać reguł ustalonych w ww. rozporządzeniach oraz w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu.

§ 2

1. Ustalam następujący wewnętrzny obieg projektów aktów prawnych i innych pism w Urzędzie Miejskim:

1) projekty uchwał RM:

a) właściwe merytorycznie komórki organizacyjne przekazują do dnia 10 każdego miesiąca do Biura Obsługi Rady Miejskiej (BORM) komplet projektów uchwał składający się z:

- wykazu uchwał, które proponują wprowadzić pod obrady Rady Miejskiej (RM) ze wskazaniem osób referujących poszczególne uchwały na komisjach oraz na sesji Rady Miejskiej,

- 5 egzemplarzy projektów uchwał zaopiniowanych pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego, zaakceptowanych przez Prezydenta, Zastępcę Prezydenta, Skarbnika lub Sekretarza, w tym 1 egzemplarz opatrzony pieczątką "Projekt Prezydenta Miasta" oraz zaparafowany pod względem merytorycznym przez naczelnika wydziału lub jego zastępców (kierownika biura),

b) w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach uchwały mogą być przekazane w terminie późniejszym, uwzględniającym konieczność omówienia ich na posiedzeniach właściwych Komisji Rady Miejskiej. Zgody na późniejsze przekazanie uchwały udziela Sekretarz Miasta.

c) wersję elektroniczną dokumentów określonych w pkt.1a) komórki organizacyjne przekazują na adres poczty elektronicznej: uchwały@um.walbrzych.pl z podaniem nazwy komórki organizacyjnej w tytule,

d) w przypadku konieczności wprowadzenia autopoprawki do uchwały, będącej przedmiotem obrad sesji, BORM w uzgodnieniu z właściwą komórką organizacyjną dokonuje stosownej zmiany w uchwale,

e) uchwały podjęte na sesji, przekazywane są, po uprzedniej rejestracji, przez BORM, do właściwych organów (Wojewoda, RIO) celem nadzoru i ewentualnej publikacji zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami oraz merytorycznym komórkom celem realizacji. Komplet uchwał podjętych na sesji Biuro Obsługi Rady Miejskiej przekazuje również do Działu Organizacyjnego i Jakości do wiadomości oraz pocztą elektroniczną celem publikacji w BIP,

f) gminne jednostki organizacyjne opracowują uchwały przy współudziale merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego,

g) w przypadku podjętych w stosunku do uchwał w trybie nadzoru rozstrzygnięć nadzorczych i sygnalizacji, zobowiązuje się BORM do niezwłocznego przekazywania ich do Biura Prawnego, właściwych komórek organizacyjnych oraz Działu Organizacyjnego i Jakości, który dokonuje aktualizacji odnośnych informacji w BIP.

2) Zarządzenia i dyspozycje Prezydenta Miasta:

a) projekty zarządzeń i dyspozycji Prezydenta opracowane przez merytoryczne komórki organizacyjne, parafowane są pod względem merytorycznym przez naczelników wydziałów lub ich zastępców (kierowników biur),

b) po podpisaniu projektu zarządzenia pod względem formalno - prawnym przez radcę prawnego, przedkładane są one do Działu Organizacyjnego i Jakości, który dla każdego projektu zarządzenia prowadzi tzw. metryczkę, na której odnotowuje:

- datę wpływu projektu zarządzenia lub dyspozycji do Działu Organizacyjnego i Jakości,

- datę przekazania przez DOiJ do Kancelarii Prezydenta Miasta, która przekazuje projekt aktu prawnego Prezydentowi Miasta do podpisu,

c) po podpisaniu aktu prawnego Prezydenta (zarządzenia, dyspozycji), Kancelaria Prezydenta przekazuje go niezwłocznie do Działu Organizacyjnego i Jakości, gdzie następuje jego rejestracja oraz przekazanie do komórki merytorycznej odpowiedzialnej za jego realizację,

d) właściwe komórki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zarządzeń i dyspozycji przekazują je osobom zainteresowanym.

3) Interpelacje, wnioski i zapytania:

a) interpelacje, wnioski i zapytania ewidencjonowane są w BORM, do którego należy niezwłoczne przekazywanie ich do merytorycznych komórek organizacyjnych z wiadomością do - Kancelarii Prezydenta,

b) naczelnicy wydziałów i kierownicy biur przygotowują projekty odpowiedzi, które po zaparafowaniu przedkładają do podpisania przez resortowych Zastępców Prezydenta, Sekretarza lub Skarbnika,

c) po podpisaniu odpowiedzi merytoryczne komórki organizacyjne przedkładają je do BORM oraz do Działu Organizacyjnego i Jakości,

d) treść odpowiedzi na wskazane przez Kierownika Kancelarii Prezydenta interpelacje, wnioski i zapytania przed ich przekazaniem zainteresowanym, winna być z nim uzgadniana,

e) termin przekazania odpowiedzi na interpelacje radnych wynosi 21 dni,

f) termin przekazania odpowiedzi na wnioski i zapytania radnych wynosi 14 dni.

4) Skargi i wnioski mieszkańców :

a) skargi i wnioski skierowane bezpośrednio do właściwych komórek organizacyjnych, naczelnicy wydziałów lub kierownicy biur winni niezwłocznie zarejestrować w centralnym rejestrze skarg w Dziale Organizacyjnym i Jakości,

b) zasady postępowania w sprawach przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków mieszkańców szczegółowo omówione są w Dziale II Rozdziale IV Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego,

c) treść odpowiedzi na wskazane przez Kierownika Kancelarii Prezydenta skargi przed ich przekazaniem zainteresowanym, winna być z nim uzgadniana.

5) Upoważnienia i pełnomocnictwa:

a) przygotowywane są na wniosek komórek organizacyjnych, przez Dział Organizacyjny i Jakości, który prowadzi rejestr upoważnień i pełnomocnictw podpisanych przez Prezydenta,

b) kopię udzielonego upoważnienia lub pełnomocnictwa oraz dokument o ich cofnięciu włącza się do akt osobowych pracownika,

c) Biuro Spraw Pracowniczych zobowiązane jest do udzielania Działowi Organizacyjnemu i Jakości informacji o zmianie stanowiska pracy osoby, której zostało udzielone upoważnienie lub pełnomocnictwo oraz o jej zwolnieniu lub przeniesieniu.

6) Pisma wychodzące na zewnątrz wymagające podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza lub Skarbnika przygotowują merytoryczne komórki organizacyjne i wraz z zaparafowaną przez naczelnika bądź kierownika kopią, przekazują do podpisu przez resortowego przełożonego, a po podpisaniu zobowiązane są przekazać je adresatowi.

7) Obieg pism z klauzulą "poufne" odbywa się według odrębnych zasad.

8) Zamówienia na publikacje książkowe:

a) zamawianie publikacji książkowych odbywa się za pośrednictwem Działu Organizacyjnego i Jakości na uzasadniony wniosek właściwej komórki organizacyjnej, w którym należy podać tytuł, autora publikacji, ilość egzemplarzy i pełen adres wydawnictwa,

b) wniosek, o którym mowa wyżej winien być podpisany przez naczelnika lub kierownika właściwej komórki organizacyjnej,

c) zamówienie na publikacje książkowe sporządza Dział Organizacyjny i Jakości, przekazując do podpisania Sekretarzowi i Skarbnikowi Miasta, następnie po uzyskaniu akceptacji składa zamówienie w wydawnictwie,

d) z chwilą zrealizowania zamówienia przez wydawnictwa, po zarejestrowaniu w ewidencji, książki są przekazywane na stan właściwej komórki organizacyjnej.

§ 3

Naczelników wydziałów oraz kierowników biur, zobowiązuję do poinformowania wszystkich pracowników o obowiązku ścisłego przestrzegania obowiązujących w tym zakresie zasad.

§ 4

Nadzór nad obiegiem korespondencji tworzonej w Urzędzie Miejskim powierzam Sekretarzowi Miasta Wałbrzycha.

§ 5

Traci moc Dyspozycja Nr 13/07 Prezydenta Miasta Wałbrzycha z dnia 3 października 2007 roku w sprawie przestrzegania zasad dotyczących obiegu aktów prawnych i pism pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu.

§ 6

Dyspozycja wchodzi w życie z dniem podpisania.